Duński pracodawca deleguje cię do Polski: jak uzyskać zaświadczenie A1

Przy czasowym delegowaniu przez duńskiego pracodawcę do Polski o potwierdzenie duńskiego zabezpieczenia społecznego występujesz do duńskiej instytucji wypłacającej świadczenia Udbetaling Danmark (dział International Social Sikring). Wniosek może wysłać pracodawca albo pracownik. Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu podlegasz podczas pracy za granicą; samo zatrudnienie w duńskiej firmie nie zapewnia takiego rozstrzygnięcia.

Kto ma złożyć wniosek

Udbetaling Danmark wyjaśnia, że obowiązek dopilnowania zgłoszenia dotyczy obu stron, lecz wystarczy jeden wniosek wysłany przez pracownika lub pracodawcę. Ustal z działem kadr, kto go przygotuje, kto dostarczy załączniki i kto będzie odpowiadać na pytania urzędu. Zachowaj kopię wspólnych ustaleń, aby nie okazało się, że każda ze stron czekała na drugą. Zasada jednego wniosku.

Ten tryb dotyczy wysłania z Danii do pracy w Polsce. Stała, przewidywalna praca naprzemiennie w kilku państwach wymaga odrębnej oceny. Nie wybieraj delegowania tylko dlatego, że jeden z kolejnych wyjazdów prowadzi do Polski.

Kiedy można zachować duńskie ubezpieczenie

Dla zwykłego delegowania przewidywany okres pracy za granicą nie może przekraczać 24 miesięcy (według Your Europe, strona sprawdzona 29.09.2026). Urząd bada również rzeczywisty związek pracownika i firmy z Danią. W szczególności:

• bezpośrednio przed wyjazdem trzeba podlegać duńskiemu zabezpieczeniu społecznemu — co do zasady przez co najmniej miesiąc; krótszy okres wymaga indywidualnej oceny (pkt 1 decyzji Komisji Administracyjnej nr A2 z 12.06.2009, według duńskiej wytycznej o ustawodawstwie właściwym);
• jeśli zatrudniono cię od razu z zamiarem wysłania za granicę, wcześniejsze podleganie duńskim przepisom jest istotne już przed rozpoczęciem zatrudnienia;
• wykonujesz pracę dla wysyłającego duńskiego pracodawcy;
• przedsiębiorstwo prowadzi normalną, znaczącą działalność i zatrudnia pracowników w Danii;
• delegowanie nie służy zastąpieniu innego pracownika delegowanego.

Polskie obywatelstwo nie wyklucza tej możliwości. Liczą się warunki konkretnego zatrudnienia i ubezpieczenia. Tymczasowa przerwa w pracy w Polsce, np. z powodu urlopu, choroby lub szkolenia u pracodawcy delegującego, nie jest przerwaniem delegowania (pkt 3 lit. b decyzji Komisji Administracyjnej nr A2 z 12.06.2009, opisany w duńskiej wytycznej o ustawodawstwie właściwym, Vejledning om EF-regler om social sikring – Lovvalg). Przy dłuższej przerwie Udbetaling Danmark co do zasady wymaga nowego wniosku — przed przerwą zapytaj urząd, czy musisz złożyć wniosek ponownie. Warunki Udbetaling Danmark.

Jakie informacje przygotować z pracodawcą

Do wniosku przygotuj numer ewidencyjny CPR, datę zatrudnienia oraz numer przedsiębiorstwa CVR. Zbierz umowę o pracę (ansættelseskontrakt) i dokument określający warunki delegowania (udstationeringskontrakt). Formularz pracodawcy przewiduje dołączenie obu dokumentów.

Potrzebne mogą być również informacje o ostatniej pracy, szczególnie gdy obecne zatrudnienie trwa krótko, oraz o członkach rodziny wyjeżdżających razem z tobą. Dane o wcześniejszym zatrudnieniu ustal według dokumentów, a nie przybliżonych dat. Lista dla pracodawcy.

Wniosek elektroniczny albo papierowy

Jeżeli składasz wniosek samodzielnie, otwórz usługę Apply for social security cover when working abroad – as employee i użyj własnego duńskiego elektronicznego identyfikatora (MitID). Jeżeli robi to firma, korzysta z usługi Søg om social sikring i udlandet – for virksomheder.

Gdy nie możesz użyć MitID, Borger.dk udostępnia drogę papierową. W aktualnie podłączonym czterostronicowym blankiecie:

1. Wpisz dane pracownika i przedsiębiorstwa.
2. Dla pracy tylko w Polsce wypełnij część E – Arbejde i ét land (praca w jednym kraju), podając zagraniczną firmę, miejsce pracy oraz daty początku i końca.
3. Odpowiedz na pytania o dalsze zatrudnienie i powiązanie z duńską firmą. Jeżeli firma nie otrzymała w ostatnim roku zatwierdzonego zaświadczenia A1, a ty przed rozpoczęciem delegowania nie pracujesz dla niej w Danii dłużej niż trzy miesiące, do wniosku trzeba obowiązkowo dołączyć opis działalności przedsiębiorstwa w Danii (formularz Udbetaling Danmark, wersja 05/22). Przygotowuje go pracodawca, a jako dowód można dołączyć np. kopie umów, ostatnie sprawozdanie finansowe lub faktury za prace wykonane w Danii w ostatnim kwartale.
4. Dołącz umowy. W części G potrzebne są podpisy pracodawcy i pracownika.
5. Wyślij komplet na adres: Udbetaling Danmark, International Social Sikring, Kongens Vænge 8, 3400 Hillerød, Dania, albo e-mailem na adres isos@atp.dk. Zachowaj kopię i dowód nadania.

Formularz z instrukcją i adresem.

Kiedy otrzymasz odpowiedź i co sprawdzić w A1

Wniosek złóż z wyprzedzeniem. Tabela Udbetaling Danmark na Virk (strona zaktualizowana 20.04.2026) podaje 5 tygodni rozpatrywania delegowania do jednego kraju, a angielski poradnik Virk (zaktualizowany 19.05.2026) wskazuje 3 tygodnie. Przy pilnym wyjeździe potwierdź termin w Udbetaling Danmark; nie uzależniaj planu wyjazdu od krótszej wartości. Dla szczególnych porozumień tabela przewiduje 24 tygodnie. Duńska tabela terminów.

Potwierdzenie wysłania wniosku nie jest zaświadczeniem A1. Po rozstrzygnięciu zachowaj pismo urzędu i samo zaświadczenie. Sprawdź dane pracownika, pracodawcy, państwo i okres objęty dokumentem; udostępnij kopię pracodawcy i miej ją dostępną podczas pracy w Polsce. Błąd wyjaśnij z International Social Sikring pod numerem +45 70 12 80 51.

Co zrobić, gdy delegowanie przekroczy dwa lata

Udbetaling Danmark opisuje możliwość pozostania w duńskim systemie dłużej niż 24 miesiące, ale łącznie najwyżej trzy lata, na podstawie szczególnego indywidualnego porozumienia z drugim państwem (poradnik Udbetaling Danmark na Virk, zaktualizowany 19.05.2026). Gdy cały okres delegowania ma przekroczyć trzy lata, nie można pozostać w duńskim systemie. Nie jest to automatyczne przedłużenie. Po zakończeniu delegowania ten sam pracodawca może co do zasady ponownie delegować cię do tego samego państwa dopiero po upływie dwóch miesięcy od końca poprzedniego delegowania; wyjątki są możliwe w szczególnych okolicznościach (pkt 3 lit. c decyzji Komisji Administracyjnej nr A2 z 12.06.2009). Według duńskiej praktyki opisanej w wytycznej o ustawodawstwie właściwym z 23.05.2013 kolejne dwuletnie delegowania pod duńskimi przepisami są możliwe najwyżej dwa razy z rzędu, niezależnie od państwa i pracodawcy — następne wymaga wcześniejszej co najmniej dwuletniej pracy w Danii. Komisja Europejska potwierdza, że przedłużenie wymaga zgodnego rozstrzygnięcia właściwych instytucji obu krajów i uwzględnienia interesu pracownika.

Gdy przedłużenie staje się realne, wystąp do urzędu przed końcem obecnego okresu. Bez odpowiedniego uzgodnienia dalsza praca może oznaczać objęcie polskim systemem. A1 nie rozstrzyga odrębnie podatku od wynagrodzenia ani wszystkich obowiązków związanych z warunkami pracy. Zasady unijne dla pracownika delegowanego.

Jak zakwestionować decyzję

Odwołanie musi dotrzeć do Udbetaling Danmark w ciągu czterech tygodni od otrzymania decyzji (według poradnika Udbetaling Danmark na Virk, zaktualizowanego 19.05.2026). Przy doręczeniu przez duńską urzędową skrzynkę elektroniczną (Digital Post) urząd liczy doręczenie od daty pisma, nawet jeśli otworzysz je później, a odwołanie może dotrzeć do końca ostatniego dnia terminu. Jeżeli decyzję wysłano pocztą tradycyjną, Udbetaling Danmark liczy termin od daty pisma i dolicza do niego dni robocze na doręczenie listu — dokładny termin sprawdź w pouczeniu w decyzji. W takim przypadku odwołanie musi dotrzeć do urzędu przed końcem godzin pracy w ostatnim dniu terminu, więc uwzględnij czas doręczenia odwołania wysłanego pocztą. Gdy termin upływa w sobotę, niedzielę, święto lub piątek po Wniebowstąpieniu, przesuwa się na pierwszy dzień roboczy. Od rozstrzygnięcia wstępnego odwołujesz się dopiero po otrzymaniu ostatecznego.

Odwołanie złożone po terminie Udbetaling Danmark przekazuje do niezależnej instytucji odwoławczej Ankestyrelsen, która decyduje, czy istnieją szczególne powody, by je mimo to rozpatrzyć (np. poważna choroba przez cały okres; retssikkerhedsloven, czyli duńska ustawa o prawach obywatela w sprawach socjalnych, § 67 ust. 2).

Możesz skorzystać z Digital Post; wpisz temat Klage over social sikring (skarga dotycząca zabezpieczenia społecznego), wskaż decyzję, błąd, czego oczekujesz, i dołącz dowody. Bez MitID odwołanie można wysłać na adres isos@atp.dk albo złożyć telefonicznie pod numerem 70 12 80 51. Udbetaling Danmark ponownie bada sprawę, a jeśli nie uwzględni odwołania, przekazuje je do Ankestyrelsen. Jeśli Udbetaling Danmark uwzględni odwołanie tylko częściowo, a chcesz je podtrzymać, poinformuj urząd w terminie podanym w nowej decyzji; dopiero wtedy sprawa trafia do Ankestyrelsen. Instrukcja składania odwołania.